Kupujesz w polskiej hurtowni - co z GPSR

„Kupuję w polskiej hurtowni z fakturą VAT, więc GPSR to nie mój problem" - to jedno z najczęstszych przekonań wśród sprzedawców Allegro. Brzmi logicznie: skoro towar jest już w Polsce, ktoś przed Tobą musiał go legalnie wprowadzić na rynek. Częściowo to prawda - kupując od polskiej hurtowni, zwykle nie jesteś importerem i nie tworzysz dokumentacji od zera. Ale rozporządzenie (UE) 2023/988 (GPSR), stosowane od 13 grudnia 2024 roku, nakłada obowiązki na każde ogniwo łańcucha, także na dystrybutora - a dystrybutorem jesteś właśnie Ty. W tym artykule pokazujemy, co konkretnie musisz sprawdzić przed zakupem w hurtowni, co wpisać w ofertę i kiedy problem hurtowni staje się Twoim problemem. Jeśli nie masz pewności, jaką rolę pełnisz w łańcuchu, zacznij od tekstu Producent, importer, dystrybutor - Twoja rola wg GPSR.

Kupujesz w hurtowni = jesteś dystrybutorem

GPSR rozróżnia role w łańcuchu dostaw. Jeżeli towar został wprowadzony na rynek UE przez kogoś innego (producenta z UE albo importera), a Ty go tylko odsprzedajesz, jesteś dystrybutorem. To najlżejsza rola w GPSR, ale nie rola bez obowiązków. Dystrybutor przede wszystkim:

• działa z należytą starannością: nie sprzedaje produktu, o którym wie lub powinien wiedzieć, że jest niezgodny,
• sprawdza przed sprzedażą, czy produkt ma wymagane oznakowanie: dane producenta, dane osoby odpowiedzialnej (dla produktów spoza UE), identyfikator partii lub modelu, polskie ostrzeżenia i instrukcje,
• zapewnia identyfikowalność: potrafi wskazać, od kogo kupił i komu sprzedał,
• współpracuje z organami nadzoru i informuje o produktach niebezpiecznych,
• w sprzedaży internetowej podaje w ofercie wymagane dane o produkcie.

Faktura z hurtowni to nie certyfikat zgodności

Najczęstszy błąd myślowy: faktura VAT od polskiej firmy traktowana jak dowód, że produkt jest zgodny z GPSR. Faktura potwierdza tylko transakcję. W polskich hurtowniach - zwłaszcza tych sprzedających towar azjatycki z rynków hurtowych - regularnie zdarzają się produkty bez danych producenta, bez osoby odpowiedzialnej i bez polskich ostrzeżeń. Jeśli taki produkt wystawisz na Allegro, to Twoja oferta zostanie ukryta i to Ty dostaniesz wezwanie od organu, bo to Ty udostępniasz produkt konsumentowi.

GPSR wymaga, aby dystrybutor przed udostępnieniem produktu na rynku sprawdził, czy producent i - w stosownych przypadkach - importer spełnili swoje obowiązki w zakresie oznakowania i informacji. Dystrybutor, który wie lub powinien wiedzieć o niezgodności, nie może udostępniać produktu na rynku.

Co sprawdzić przed zakupem: audyt w 10 minut

Zanim zamówisz karton towaru, poproś hurtownię o zdjęcie produktu i opakowania, a najlepiej o egzemplarz próbny. Sprawdź:

Co sprawdzasz	Co powinno być	Czerwona flaga
Dane producenta	Nazwa, adres pocztowy i kontakt elektroniczny na produkcie lub opakowaniu	Brak jakichkolwiek danych albo tylko nazwa chińskiej fabryki bez adresu
Osoba odpowiedzialna w UE	Dane podmiotu z adresem w UE (dla towaru spoza Unii)	Towar ewidentnie azjatycki bez żadnego podmiotu unijnego
Identyfikator produktu	Numer modelu, partii lub serii	Anonimowy produkt bez żadnego oznaczenia
Język	Ostrzeżenia i instrukcja po polsku	Tylko angielski lub chiński
Oznakowanie CE (jeśli dotyczy)	Znak CE na elektronice i zabawkach plus deklaracja zgodności dostępna u dostawcy	Hurtownia „nie ma dostępu" do deklaracji
Dokumenty na żądanie	Hurtownia potrafi wskazać importera i przekazać dokumenty lub kontakt do niego	„Panie, wszyscy tym handlują" zamiast odpowiedzi

Jeżeli produkt podlega przepisom z oznakowaniem CE, zajrzyj też do artykułu GPSR a oznakowanie CE - różnice i co potrzebujesz.

Kiedy problem hurtowni staje się Twoim problemem

Trzy scenariusze, w których rola „tylko dystrybutora" przestaje Cię chronić:

• Sprzedajesz produkt z widocznymi brakami - jeśli na opakowaniu nie ma danych producenta, „nie wiedziałem" nie zadziała. Braki były widoczne, a Ty powinieneś je zauważyć.
• Sprzedajesz pod własną marką - naklejasz swoje logo, pakujesz w swoje opakowanie? Z punktu widzenia GPSR stajesz się producentem ze wszystkimi obowiązkami. Ten mechanizm opisaliśmy w tekście Importer jako producent - kiedy przejmujesz obowiązki.
• Hurtownia znika z rynku - gdy organ pyta o produkt, a Twój dostawca już nie istnieje, cały ciężar wyjaśnień spada na Ciebie. Dlatego dokumenty zbierasz przy zakupie, nie przy kontroli.

Jakie dane wpisać w ofertę na Allegro

Jako dystrybutor też musisz uzupełnić pola GPSR w ofercie: dane producenta, dane osoby odpowiedzialnej (przy towarze spoza UE), ostrzeżenia i informacje o bezpieczeństwie. Skąd je wziąć? Z opakowania produktu i od hurtowni. Jeśli hurtownia nie umie ich podać, wróć do tabeli wyżej - to czerwona flaga. Instrukcję wypełniania pól znajdziesz w artykule GPSR na Allegro - jak dodać wymagane informacje.

Ten sam produkt z kilku hurtowni: pułapka jednej oferty

Częsta praktyka: ten sam wzór organizera czy lampki kupujesz raz w hurtowni A, raz w hurtowni B, zależnie od ceny i dostępności, a sprzedajesz przez jedną ofertę na Allegro. Z punktu widzenia GPSR to mogą być dwa różne produkty: inny importer, inny producent, inna partia, czasem inna jakość wykonania. Jeśli w ofercie podałeś dane producenta z dostawy A, a wysyłasz towar z dostawy B, dane w ofercie przestają się zgadzać z produktem. Rozwiązania są dwa: albo trzymasz się jednego źródła dla danej oferty, albo prowadzisz rejestr, która partia zasila sprzedaż w danym okresie, i aktualizujesz dane w ofercie przy zmianie źródła. Drugi wariant wymaga dyscypliny, ale pozwala elastycznie kupować - a w razie kontroli dokładnie wiesz, co sprzedałeś któremu klientowi.

Hurtownia krajowa a dropshipping: to nie to samo

Coraz więcej polskich hurtowni oferuje model dropshippingu: Ty wystawiasz ofertę, a hurtownia wysyła towar bezpośrednio do klienta. Wygodne, ale z perspektywy GPSR nic się dla Ciebie nie zmienia - to Ty oferujesz produkt konsumentowi, więc to Twoja oferta musi zawierać dane producenta, osoby odpowiedzialnej i ostrzeżenia. Różnica praktyczna jest jedna, za to poważna: nie widzisz towaru przed wysyłką. Nie sprawdzisz etykiety, nie zauważysz braku polskiej instrukcji, nie wychwycisz zmiany opakowania między dostawami. Dlatego przy dropshippingu z hurtowni wymagaj aktualnych zdjęć oznakowania dla każdej partii i zapisz w umowie obowiązek informowania Cię o każdej zmianie produktu lub dostawcy. Podobne problemy w wariancie chińskim opisaliśmy w artykule GPSR dla dropshippingu na Allegro.

Co warto uzgodnić z hurtownią na piśmie

Dobrą hurtownię poznasz po tym, jak reaguje na pytania o zgodność. Przy stałej współpracy warto uzgodnić na piśmie kilka punktów:

• hurtownia wskazuje na żądanie importera lub producenta każdego produktu,
• hurtownia przekazuje posiadane dokumenty zgodności (deklaracje, raporty) albo kontakt do podmiotu, który je ma,
• hurtownia informuje Cię o wycofaniach, zgłoszeniach do Safety Gate i zmianach w produkcie,
• ustalacie tryb zwrotu towaru, który okaże się niezgodny.

Takie zapisy nie przenoszą Twoich obowiązków na hurtownię - dystrybutorem pozostajesz Ty - ale porządkują współpracę i dają Ci dowód należytej staranności.

Dokumentuj zakupy: Twoja tarcza na wypadek kontroli

Minimalny zestaw, który warto archiwizować przy każdej dostawie z hurtowni:

• faktura z nazwą i adresem hurtowni oraz datą,
• zdjęcia produktu i opakowania z widocznym oznakowaniem,
• korespondencja, w której pytasz o importera, osobę odpowiedzialną i dokumenty,
• otrzymane deklaracje, raporty lub oświadczenia,
• powiązanie dostawy z konkretnymi ofertami i okresem sprzedaży.

Ten zestaw pokazuje organowi, że działałeś z należytą starannością - a to dla dystrybutora kluczowa linia obrony.

Najczęściej zadawane pytania

Kupuję tylko od polskich hurtowni. Czy GPSR w ogóle mnie dotyczy?

Tak, w roli dystrybutora. Nie tworzysz dokumentacji technicznej od zera, ale musisz sprawdzać oznakowanie produktów, podawać wymagane dane w ofercie, zapewniać identyfikowalność i współpracować z organami.

Czy muszę mieć dokumentację techniczną produktu z hurtowni?

Nie Ty ją tworzysz - to obowiązek producenta lub importera. Musisz jednak wiedzieć, kto nim jest, i umieć skierować do niego organ. W praktyce warto mieć od hurtowni przynajmniej dane importera i podstawowe dokumenty.

Hurtownia twierdzi, że „wszystko jest zgodne". Czy to wystarczy?

Ustne zapewnienie nie wystarczy. Poproś o dane producenta i osoby odpowiedzialnej, zdjęcia oznakowania i dokumenty. Jeśli hurtownia odmawia, sprzedajesz na własne ryzyko - a widoczne braki w oznakowaniu obciążają także Ciebie.

Co jeśli przepakowuję towar z hurtowni i dodaję swoje logo?

Sprzedaż pod własną marką zmienia Twoją rolę: z dystrybutora stajesz się producentem w rozumieniu GPSR. Wtedy dokumentacja techniczna, ocena ryzyka i oznakowanie to już Twoje obowiązki.