RP dla sprzedawcy spoza UE — obowiązki

Wyobraź sobie sprzedawcę z Ukrainy albo firmę z siedzibą w Wielkiej Brytanii, która od lat sprzedaje na Allegro drobną elektronikę i akcesoria domowe. Sprzedaż idzie świetnie, do momentu gdy platforma wysyła komunikat: "Twoje oferty zostaną ukryte, jeśli nie wskażesz podmiotu odpowiedzialnego w UE". To nie jest błąd systemu. To bezpośredni skutek rozporządzenia GPSR (UE) 2023/988, które obowiązuje od 13 grudnia 2024 roku i wymaga, aby każdy produkt konsumencki sprzedawany w Unii miał tzw. Osobę Odpowiedzialną (Responsible Person, w skrócie RP) z siedzibą na terenie UE.

Kto jest sprzedawcą spoza UE w rozumieniu GPSR

Sprzedawca spoza UE to każdy podmiot, którego siedziba znajduje się poza granicami Unii Europejskiej, ale który oferuje produkty konsumentom w państwach członkowskich. Dotyczy to zarówno chińskich producentów wysyłających towar bezpośrednio (model dropshipping i fulfillment), jak i firm z Wielkiej Brytanii, Ukrainy, USA czy Szwajcarii, które sprzedają przez marketplace lub własny sklep.

Kluczowa zasada GPSR jest prosta: produkt konsumencki nie może zostać wprowadzony na rynek UE, jeśli nie istnieje podmiot z siedzibą w UE, który bierze odpowiedzialność za jego bezpieczeństwo. Bez wskazania takiego podmiotu produkt jest formalnie nielegalny, a platforma ma obowiązek usunąć ofertę.

Czym jest Osoba Odpowiedzialna (RP)

Osoba Odpowiedzialna to podmiot gospodarczy z siedzibą na terenie Unii, który pełni rolę punktu kontaktowego dla organów nadzoru rynku. RP nie musi być osobą fizyczną, w praktyce to najczęściej firma. W roli RP może wystąpić:

• Producent, jeśli ma siedzibę w UE,
• Importer, czyli podmiot z UE, który jako pierwszy wprowadza produkt spoza Unii na rynek,
• Upoważniony przedstawiciel (authorised representative) wskazany na piśmie przez producenta spoza UE,
• Dostawca usług realizacji zamówień (fulfilment service provider), jeśli żaden z powyższych podmiotów nie istnieje.

Dla sprzedawcy spoza UE najczęstszym rozwiązaniem jest ustanowienie upoważnionego przedstawiciela lub skorzystanie z importera, który przejmuje funkcję RP.

Obowiązki Osoby Odpowiedzialnej

RP nie jest wyłącznie adresem do korespondencji. Rozporządzenie 2023/988 nakłada na ten podmiot konkretne obowiązki:

• weryfikacja, że producent sporządził dokumentację techniczną i przeprowadził ocenę ryzyka,
• przechowywanie dokumentacji technicznej przez 10 lat od wprowadzenia produktu na rynek,
• udostępnianie organom nadzoru dowodów bezpieczeństwa na żądanie,
• współpraca z organami przy działaniach naprawczych (wycofanie, odzyskanie produktu),
• informowanie organów, jeśli RP uzna, że produkt stwarza zagrożenie.

Co musi znaleźć się na produkcie i w ofercie

GPSR wymaga, aby dane RP były widoczne dla konsumenta jeszcze przed zakupem. W praktyce oznacza to podanie w ofercie i na produkcie lub opakowaniu następujących informacji:

Informacja	Gdzie musi być podana
Nazwa i adres RP w UE	Na produkcie/opakowaniu oraz w ofercie online
Adres e-mail lub inny kontakt do RP	W ofercie online i dokumentacji
Nazwa i adres producenta	Na produkcie lub opakowaniu
Numer partii, modelu lub identyfikator produktu	Na produkcie/opakowaniu
Ostrzeżenia i instrukcje bezpieczeństwa	W języku kraju sprzedaży (dla Polski: po polsku)

RP a importer, producent i sprzedawca — jak to się układa

W praktyce sprzedawcy mylą role podmiotów w łańcuchu dostaw, a GPSR wyraźnie je rozdziela. Producent projektuje i wytwarza produkt oraz sporządza dokumentację techniczną. Importer to podmiot z UE, który jako pierwszy wprowadza produkt spoza Unii na rynek unijny, i to on najczęściej z automatu staje się RP. Dystrybutor udostępnia produkt dalej i weryfikuje, czy ma on wymagane oznaczenia oraz dane RP. Sprzedawca detaliczny, oferujący produkt konsumentowi, odpowiada za to, by informacje RP i ostrzeżenia były widoczne w ofercie. Jeden podmiot może łączyć kilka ról naraz, na przykład importer bywa jednocześnie sprzedawcą i RP. Kluczowe jest to, że gdzieś w tym łańcuchu musi istnieć podmiot z siedzibą w UE, który bierze odpowiedzialność za bezpieczeństwo produktu.

Dla firmy z Chin, Wielkiej Brytanii czy USA, która sprzedaje bezpośrednio konsumentom w UE (na przykład wysyłkowo z magazynu poza Unią), naturalnym rozwiązaniem jest wyznaczenie upoważnionego przedstawiciela na piśmie. Alternatywą jest współpraca z importerem, który kupuje towar hurtowo, wprowadza go na rynek UE i przejmuje funkcję RP. Wybór modelu zależy od skali i struktury sprzedaży, ale w każdym wariancie potrzebny jest realny podmiot w UE, a nie tylko wirtualny adres.

Konsekwencje braku RP

Sprzedawca spoza UE, który nie wskaże Osoby Odpowiedzialnej, naraża się na kilka poziomów ryzyka. Po pierwsze, platformy takie jak Allegro, Amazon czy Kaufland blokują lub ukrywają oferty bez danych RP, co oznacza natychmiastowy spadek sprzedaży. Po drugie, organy nadzoru rynku (w Polsce m.in. UOKiK i Inspekcja Handlowa) mogą nakazać wycofanie produktu i nałożyć kary administracyjne. Po trzecie, w razie wypadku z udziałem produktu brak RP dodatkowo pogarsza sytuację prawną sprzedawcy, bo nie ma podmiotu w UE, który przejmuje odpowiedzialność i współpracuje z organami. Warto pamiętać, że odpowiedzialność ta nie znika wraz z zakończeniem sprzedaży — dokumentacja musi być dostępna przez 10 lat.

Więcej o kosztach tego rozwiązania piszemy w artykule Ile kosztuje Osoba Odpowiedzialna (RP), a o obowiązkach na konkretnej platformie w tekście GPSR na Amazon — wymogi i jak je spełnić.

Jak przygotować się krok po kroku

Rekomendowana kolejność działań dla sprzedawcy spoza UE wygląda następująco:

• ustal, kto w Twoim łańcuchu może pełnić rolę RP (importer, przedstawiciel, dostawca fulfillment),
• zawrzyj pisemne upoważnienie z RP i uzyskaj jego dane do publikacji,
• zbierz od producenta dokumentację techniczną i ocenę ryzyka,
• zaktualizuj etykiety i oferty o dane RP i ostrzeżenia po polsku,
• uzupełnij dane RP w panelach sprzedażowych platform.

Najczęściej zadawane pytania

Czy sprzedawca z Wielkiej Brytanii jest traktowany jako podmiot spoza UE?

Tak. Po brexicie Wielka Brytania jest krajem trzecim, więc sprzedawca brytyjski musi wskazać RP z siedzibą w Unii, dokładnie tak samo jak sprzedawca z Chin czy USA.

Czy mogę sam być swoją Osobą Odpowiedzialną, jeśli mam firmę poza UE?

Nie. RP z definicji musi mieć siedzibę na terenie Unii Europejskiej. Firma spoza UE musi wyznaczyć osobny podmiot w UE (importera lub upoważnionego przedstawiciela).

Czy jeden RP może obsługiwać wiele produktów?

Tak. Ten sam upoważniony przedstawiciel lub importer może pełnić rolę RP dla całego asortymentu, o ile dysponuje dokumentacją techniczną dla każdego produktu.

Co grozi za sprzedaż bez wskazania RP?

Blokada ofert na platformach, nakaz wycofania produktu przez organy nadzoru oraz kary administracyjne. W razie szkody wyrządzonej przez produkt brak RP zwiększa odpowiedzialność sprzedawcy.