Jak wyznaczyć Responsible Person — GPSR

Wiesz już, że dla Twoich produktów z Chin potrzebna jest osoba odpowiedzialna (Responsible Person, RP) z siedzibą w UE. Ale co to praktycznie znaczy „wyznaczyć RP”? Czy trzeba podpisać jakąś umowę? Czy wystarczy, że jesteś polskim przedsiębiorcą? A może trzeba wykupić usługę zewnętrznej firmy? Sprzedawcy Allegro grzęzną tu w niepewności, bo rozporządzenie GPSR (UE) 2023/988 mówi „musi istnieć osoba odpowiedzialna”, ale nie podaje instrukcji krok po kroku. Ten artykuł tłumaczy, jak w praktyce wyznaczyć RP w typowych scenariuszach importera.

Najpierw ustal, kim jesteś w łańcuchu

Zanim „wyznaczysz” RP, sprawdź, czy przypadkiem sam nią nie jesteś. To najczęstszy scenariusz. GPSR wskazuje kolejność podmiotów, które mogą być osobą odpowiedzialną — więcej w tekście o osobie odpowiedzialnej — kiedy jest wymagana. Kluczowe pytanie: kto faktycznie wprowadza produkt na rynek UE?

• Sprowadzasz z Chin i sprzedajesz jako polska firma → jesteś importerem, czyli osobą odpowiedzialną.
• Producent spoza UE chce sam odpowiadać za produkt → wyznacza upoważnionego przedstawiciela w UE.
• Kupujesz od dystrybutora w UE, który już jest importerem → RP jest już ustanowiona wcześniej w łańcuchu.

Scenariusz 1: jesteś importerem — jesteś RP

Jeśli to Ty sprowadzasz towar spoza UE i wprowadzasz go na rynek, rola osoby odpowiedzialnej przypada Tobie automatycznie — nie musisz podpisywać z sobą umowy. „Wyznaczenie” polega tu na spełnieniu obowiązków RP i podaniu swoich danych. Praktyczne kroki:

1. Potwierdź status importera — to Ty odprawiasz towar i wprowadzasz go na rynek.
2. Zbierz i zweryfikuj dokumentację — dokumentacja techniczna, ocena ryzyka, normy.
3. Umieść swoje dane na produkcie i w ofercie — nazwa, adres, kontakt.
4. Zapewnij dostępność dokumentacji — na żądanie organu nadzoru.

Scenariusz 2: producent spoza UE wyznacza przedstawiciela

Gdy to producent chce odpowiadać za produkt, ustanawia w UE upoważnionego przedstawiciela na podstawie pisemnego pełnomocnictwa. Wtedy wyznaczenie jest formalne — potrzebna jest umowa/pełnomocnictwo określające zakres obowiązków. Ten wariant częściej dotyczy większych producentów niż sprzedawcy sprowadzającego drobny towar z Chin.

Scenariusz 3: kupujesz usługę zewnętrznej RP

Na rynku pojawiły się firmy oferujące usługę „RP as a service” dla producentów spoza UE. To opcja, gdy producent chce zachować status wprowadzającego, a nie chce zakładać podmiotu w UE. Dla typowego polskiego importera zwykle nie jest to potrzebne — bo importer i tak jest osobą odpowiedzialną. Porównanie ścieżek:

Ścieżka	Dla kogo	Formalności
Importer = RP	Sprzedawca sprowadzający towar z Chin	Brak umowy z sobą; spełnienie obowiązków RP
Upoważniony przedstawiciel	Producent spoza UE	Pisemne pełnomocnictwo, umowa
Zewnętrzna usługa RP	Producent spoza UE bez podmiotu w UE	Umowa z usługodawcą, opłata

Co musisz mieć, by pełnić rolę RP

Niezależnie od ścieżki, osoba odpowiedzialna musi realnie wypełniać obowiązki. Minimum to:

• dostęp do kompletnej dokumentacji technicznej produktu,
• zdolność udostępnienia jej organowi nadzoru na żądanie,
• gotowość do działań w razie zagrożenia (naprawa, informowanie, wycofanie),
• podane dane kontaktowe na produkcie i w ofercie.

Warunkiem koniecznym jest identyfikowalność — bez numerów partii nie da się skutecznie zareagować. O tym w tekście o identyfikowalności produktu.

Częste błędy przy wyznaczaniu RP

Sprzedawcy najczęściej potykają się o:

• przekonanie, że dostawca z Chin „załatwi RP” — nie może, RP musi być w UE,
• brak podania swoich danych na produkcie i w ofercie mimo bycia importerem,
• traktowanie RP jako formalności „na papierze” bez realnego dostępu do dokumentacji,
• kupowanie zewnętrznej usługi RP tam, gdzie samemu jest się importerem — niepotrzebny koszt.

Najczęściej zadawane pytania

Czy muszę podpisać umowę, żeby być osobą odpowiedzialną?

Jeśli jesteś importerem wprowadzającym produkt na rynek, rola RP przypada Ci automatycznie — bez umowy z sobą. Umowa (pełnomocnictwo) jest potrzebna, gdy producent spoza UE wyznacza upoważnionego przedstawiciela.

Czy zewnętrzna firma RP jest obowiązkowa?

Nie. To rozwiązanie głównie dla producentów spoza UE bez podmiotu w Unii. Polski importer zwykle sam pełni rolę osoby odpowiedzialnej i nie potrzebuje zewnętrznej usługi.

Czy jedna firma może być RP dla wielu produktów?

Tak. Ten sam podmiot może być osobą odpowiedzialną dla całego asortymentu, o ile dla każdego produktu ma dostęp do dokumentacji i spełnia obowiązki RP.

Co, jeśli sprzedaję też w innych krajach UE?

Osoba odpowiedzialna z siedzibą w jednym państwie UE działa dla całego rynku unijnego. Musisz jednak zadbać o wymogi językowe instrukcji i ostrzeżeń w każdym kraju sprzedaży.