GPSR wzór: jakie dokumenty i co wpisać

Wpisujesz w wyszukiwarkę „GPSR wzór” i szukasz formularza do wypełnienia? Warto zacząć od ustalenia, czego rozporządzenie faktycznie wymaga. Ten wpis pokazuje, które dokumenty trzeba mieć, na jakim artykule opiera się każdy z nich i co w nim wpisać. Układ pól poniżej to propozycja robocza, a nie urzędowy formularz.

Najważniejsze w skrócie

• Rozporządzenie (UE) 2023/988 określa treść wymaganych informacji i dokumentów, ale nie wprowadza urzędowego wzoru. Jedyny załącznik do aktu to tabela korelacji z uchylanymi dyrektywami.
• Minimalna zawartość dokumentacji technicznej wynika z art. 9 ust. 2: ogólny opis produktu i jego zasadnicze właściwości istotne dla oceny bezpieczeństwa oraz, w stosownych przypadkach, analiza ryzyk, wyniki badań i wykaz norm.
• Dokumentację przechowuje się 10 lat od wprowadzenia produktu do obrotu (art. 9 ust. 3 dla producenta, art. 11 ust. 6 dla importera).
• Część informacji trzeba podać na produkcie lub opakowaniu, a część w ofercie sprzedaży (art. 19); dokument wewnętrzny tego nie zastępuje.

Czy istnieje urzędowy wzór dokumentów GPSR

W tekście rozporządzenia nie ma formularza, który należałoby złożyć lub wypełnić. Art. 9 ust. 2 wymienia, co dokumentacja ma zawierać, a pozostałe artykuły wskazują informacje, które trzeba podać na produkcie albo w ofercie. Art. 17 ust. 2 przewiduje, że Komisja przyjmuje szczegółowe wytyczne dla podmiotów gospodarczych, z uwzględnieniem potrzeb MŚP; nie sprawdzaliśmy, czy i jakie wytyczne zostały opublikowane. Brak urzędowego wzoru oznacza, że „wzór” to Twój własny dokument, który pokrywa wymagane treści. Dla porządku: w artykułach rozporządzenia nie ma wymogu sporządzenia deklaracji zgodności; deklaracje (np. w związku ze znakiem CE) wynikają z unijnych przepisów szczegółowych dla danego produktu, które trzeba sprawdzić osobno.

Jakie dokumenty warto mieć

Dokument	Podstawa	Co powinien zawierać
Dokumentacja techniczna z wewnętrzną analizą ryzyka	Art. 9 ust. 2 i 3; kopia u importera: art. 11 ust. 6	Ogólny opis produktu, zasadnicze właściwości istotne dla bezpieczeństwa; w stosownych przypadkach analiza możliwych ryzyk i rozwiązań, wyniki badań, wykaz norm europejskich lub innych elementów z art. 7 i 8 (z zaznaczeniem, które części zastosowano)
Identyfikacja produktu	Art. 9 ust. 5	Numer typu, partii lub serii albo inny widoczny element identyfikujący; przy małym produkcie - informacja na opakowaniu lub w dołączonym dokumencie
Dane producenta i importera	Art. 9 ust. 6; art. 11 ust. 3	Nazwa lub imię i nazwisko, zarejestrowana nazwa handlowa lub znak towarowy, adres pocztowy i elektroniczny, a jeśli się różni - adres pojedynczego punktu kontaktowego
Dane osoby odpowiedzialnej	Art. 16 ust. 3; art. 19 lit. b	Nazwa lub znak, dane kontaktowe z adresem pocztowym i elektronicznym; gdy producent nie ma siedziby w UE - także w ofercie
Instrukcja i informacje o bezpieczeństwie	Art. 9 ust. 7; art. 11 ust. 4; art. 4 ustawy z 7 listopada 2025 r.	Jasne instrukcje i ostrzeżenia w języku polskim (obowiązek nie dotyczy produktów, które można bezpiecznie używać zgodnie z zamierzeniem producenta bez nich)
Dane do oferty sprzedaży na odległość	Art. 19	Dane producenta, dane osoby odpowiedzialnej (gdy producent jest spoza UE), informacje identyfikujące produkt (w tym obraz i rodzaj), ostrzeżenia i informacje o bezpieczeństwie
Rejestr skarg, wypadków i środków naprawczych	Art. 9 ust. 11-13; art. 11 ust. 9-11	Publiczny kanał zgłaszania skarg, rejestr skarg dotyczących bezpieczeństwa, przypadków odzyskania produktu i podjętych środków; dane osobowe tylko niezbędne i nie dłużej niż 5 lat
Procedura na wypadek produktu niebezpiecznego	Art. 9 ust. 8; art. 11 ust. 8; art. 14	Kto i jak podejmuje środki naprawcze, informuje konsumentów i organy (portal Safety Business Gateway); wewnętrzne procesy dotyczące bezpieczeństwa produktów
Pisemne upoważnienie dla upoważnionego przedstawiciela (jeśli taki jest)	Art. 3 pkt 9; art. 10	Zakres zadań co najmniej taki jak w art. 10 ust. 2 lit. a-d; kopię przekazuje się organowi na żądanie

Przykładowy układ pól dokumentacji technicznej

Poniższa lista jest propozycją roboczą opartą na art. 9 ust. 2 i aspektach oceny bezpieczeństwa z art. 6 ust. 1. Przepisy nie narzucają tego układu.

1. Identyfikacja: nazwa, model, numer typu lub partii, zdjęcie, producent i jego dane, importer i osoba odpowiedzialna.
2. Ogólny opis i zasadnicze właściwości: przeznaczenie, wymiary, skład i materiały, opakowanie, instrukcja montażu, instalacji, używania i konserwacji (art. 6 ust. 1 lit. a).
3. Użytkownicy: kategorie konsumentów, w tym grupy szczególnie narażone, takie jak dzieci, osoby starsze i osoby z niepełnosprawnościami (art. 6 ust. 1 lit. e); czy produkt może być używany w sposób inny niż przewidziany (lit. f).
4. Współdziałanie z innymi produktami i, gdy dotyczy, cyberbezpieczeństwo lub funkcje uczące się (art. 6 ust. 1 lit. b, c, g, h).
5. Analiza ryzyk: możliwe zagrożenia, ich prawdopodobieństwo i skutki, zastosowane rozwiązania eliminujące lub ograniczające ryzyko.
6. Normy i badania: wykaz zastosowanych norm europejskich, których odniesienia opublikowano w Dzienniku Urzędowym UE (art. 7 ust. 1 lit. a), lub innych elementów z art. 8; wyniki badań wraz z oznaczeniem laboratorium; zaznaczenie, które części normy zastosowano.
7. Ostrzeżenia, instrukcje i oznakowanie: treść w języku polskim i miejsce umieszczenia (produkt, opakowanie, dokument).
8. Wnioski i nadzór: ocena, czy produkt jest bezpieczny, data sporządzenia, osoba odpowiedzialna za aktualizację (art. 9 ust. 3 wymaga aktualności dokumentacji) i miejsce przechowywania.

Jak ocenić ryzyko krok po kroku, opisujemy w tekście Ocena ryzyka produktu w GPSR, a co zawiera sama dokumentacja - w wpisie Dokumentacja techniczna GPSR - co zawiera.

Wzór a oferta i etykieta

Wewnętrzny dokument nie zastępuje informacji podawanych na zewnątrz. Dane producenta, importera i osoby odpowiedzialnej muszą znaleźć się na produkcie, opakowaniu lub w dołączonym dokumencie, a w ofercie sprzedaży na odległość - w zakresie z art. 19, w sposób jasny i widoczny. Praktyczną instrukcję pól w ofercie masz w wpisie GPSR na Allegro: jak dodać dane w ofercie, a ogólny przegląd przepisów - w tekście Rozporządzenie GPSR 2023/988 w skrócie.

Jak to wygląda w pakietach GPSRReady

Pakiet Fundament zawiera m.in. wzór dokumentacji technicznej (M1, art. 9 ust. 2), decyzję „Czy potrzebuję Osoby Odpowiedzialnej” (M2), mapę pól formularza Allegro (M4) i identyfikację producenta (M6). Pakiety Tarcza i Premium dokładają m.in. ocenę ryzyka per kategoria (M3), deklarację i oznakowanie (M5) oraz checklistę (M7). Wzory ułatwiają przygotowanie dokumentów, ale odpowiedzialność za ich treść i zgodność z konkretnym produktem pozostaje po Twojej stronie. Szczegóły i ceny znajdziesz w sekcji pakietów.

Najczęściej zadawane pytania

Czy jest oficjalny wzór dokumentacji technicznej GPSR?

W rozporządzeniu (UE) 2023/988 nie ma urzędowego wzoru. Art. 9 ust. 2 określa minimalną treść dokumentacji, a jej formę wybiera producent lub importer. Nie sprawdzaliśmy, czy Komisja opublikowała wytyczne, o których mowa w art. 17 ust. 2.

Czy muszę mieć deklarację zgodności, żeby spełnić GPSR?

W artykułach rozporządzenia nie ma wymogu deklaracji zgodności. Dla niektórych produktów deklaracja wynika z przepisów szczegółowych (np. w związku ze znakiem CE), więc sprawdź przepisy właściwe dla swojej kategorii produktu.

Jak długo przechowywać dokumentację?

Producent przechowuje dokumentację techniczną do dyspozycji organów nadzoru rynku przez 10 lat po wprowadzeniu produktu do obrotu (art. 9 ust. 3), a importer przechowuje jej kopię przez ten sam okres (art. 11 ust. 6). Informacje o łańcuchu dostaw trzeba umieć podać przez 6 lat (art. 15 ust. 5).

Czy wystarczy raz przygotowany wzór dla wszystkich produktów?

Nie. Dokumentacja i analiza ryzyka muszą dotyczyć konkretnego produktu; dla wariantów różniących się materiałami lub ryzykiem trzeba je odpowiednio uzupełnić. Wspólny jest szkielet, nie treść.

---

Stan prawny na: 28 października 2026
Podstawa prawna: rozporządzenie (UE) 2023/988 (art. 3 pkt 9, art. 4, 6, 7, 8, 9 ust. 2-3 i 5-8 i 11-13, art. 10, art. 11 ust. 3, 4, 6, 8-11, art. 14-17, art. 19, załącznik; z uwzględnieniem zmiany rozporządzeniem (UE) 2024/2748, która dodaje wyłącznie procedury nadzwyczajne); ustawa z 7 listopada 2025 r. o nadzorze nad ogólnym bezpieczeństwem produktów (Dz.U. 2025 poz. 1826; art. 4). Nie sprawdzaliśmy wytycznych Komisji z art. 17 ust. 2, norm zharmonizowanych ani przepisów szczegółowych dla poszczególnych kategorii produktów. Tekst nie jest poradą prawną.
Ostatni przegląd: 28 października 2026